Übernachtungskosten

Im diesem Bereich geben Sie Auskunft über Ihre Verpflegung sowie Art und Kosten Ihrer Unterbringung.

Die Anzahl der Nachgewiesenen Übernachtungen wird von PTravel nach der Eingabe der Eckdaten automatisch vorbelegt. Die Daten können bei Bedarf überschrieben werden.

Private Übernachtungen hinterlegen Sie, indem das Optionsfeld auf ja gesetzt wird. Im Feld Anzahl tragen Sie die Zahl der privaten Übernachtungen ein.

Beachten Sie, dass die Summe aus nachgewiesenen Übernachtungen, privaten Übernachtungen und Nächten ohne Anspruch auf Übernachtungsgeld nicht höher sein kann als die höchste Anzahl der Nächte laut Eckdaten.

Im Bereich Nächte ohne Übernachtungsgeld (§7 Abs. 2 BRKG) tragen Sie kostenfreie Übernachtungen und Mahlzeiten (durch Dritte erstattet) ein (Pflichtfeld bei Dienstreisen mit Übernachtung). Diese Informationen werden bei der Berechnung der Übernachtungskosten und des Tagegeldes berücksichtigt.

Übernachtungsgeld wird nicht gewährt

• für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln,

• bei Dienstreisen am oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthalts an diesem Ort,

• bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft von Amts wegen, auch wenn diese Unterkunft ohne triftigen Grund nicht genutzt wird,

• das nächtliche Dienstgeschäft, und

• in den Fällen, in denen das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten ist, es sei denn, dass eine Übernachtung aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abfahrt von diesem zusätzlich erforderlich wird.

Sind keine Nächte ohne Übernachtungsgeld angefallen, tragen Sie bitte im Pflichtfeld eine 0 ein.

Mahlzeiten, die in den Hotelbelegen enthalten sind, tragen Sie in die dafür vorgesehenen Felder ein. Unterscheiden Sie dabei, ob im Übernachtungspreis enthaltene Frühstücke bzw. Voll- oder Halbpension in Anspruch genommen wurde.

Mehrkosten sind nicht begründet bzw. unvermeidbar, da wird automatisch bei Speicherung der Reise geprüft. Sind die notwendigen Übernachtungskosten höher als die maximale Übernachtungsgelderstattung ohne Unvermeidbarkeitsnachweis, werden diese in der Regel erstattet, wenn von der reisenden Person eine akzeptable Begründung angegeben wird. Diese Angabe muss in PTravel nicht separat definiert werden. Hierzu dienen die Begründungen in den Belegen. Sie können aber zusätzlich noch Begründungen oder Anmerkungen hinterlegen.

Um Belege für Übernachtungen einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Zeile Übernachtungskosten ein. Es öffnet sich das Dialogfenster Belege. Sie können mehrere Belege anlegen, wenn Sie beispielsweise verschiedene Hotels während einer Dienstreise nutzen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Beleg zu erzeugen.

Erfassen Sie die erforderlichen Daten und sichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Speichern.

Sie gelangen nun wieder auf das Dialogfenster Belege mit der Belegübersicht. Legen Sie bei Bedarf weitere Belege mit Klick auf die Schaltfläche Neu an. Zum Bearbeiten oder Löschen markieren Sie einen Satz in der ersten Spalte der Tabelle und klicken auf die entsprechende Schaltfläche.

Frühstücke die in den Hotelbelegen enthalten sind, tragen Sie bitte in die dafür vorgesehenen Felder ein.Bitte beachten Sie: Die Eingabe und Verrechnung der enthaltenen Frühstücke ist für das In- und Ausland unterschiedlich.

Sind bei der Übernachtung Mehrkosten (über dem kundenindividuell zulässigen Maximalsatz für Übernachtungskosten im Ausland) angefallen, markieren Sie bitte das Feld unvermeidbar, da und hinterlegen eine Begründung. Die Auswahlliste beinhaltet mögliche Gründe, warum Mehrkosten angefallen sind. Sollte keine Begründung auf Ihre Reise zutreffen, so begründen Sie bitte die Mehrkosten in dem Anmerkungsfeld Begründung für die Unvermeidbarkeit der erhöhten Übernachtungskosten.

Änderungen nach dem Sichern Ihrer Reise werden nicht automatisch aktualisiert. Die Daten im Feld Anzahl nachgewiesener Übernachtungen können bei Bedarf geändert werden.