Übernachtungskosten

In diesem Bereich geben Sie Auskunft über Ihre Verpflegung sowie Art und Kosten Ihrer Unterbringung.

Kosten für Mittag- und Abendessen geben Sie bitte im Reiseformular-Teilbereich unentgeltliche Mahlzeiten und Verzicht auf Tagegeld/Übernachtungsgeld ein.

Um Belege für Übernachtungen einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Eingabe der Hotelbelege in der Zeile Übernachtungskosten. Es öffnet sich das Dialogfenster Belege. Drücken Sie die Schaltfläche Neu, um einen neuen Übernachtungsbeleg einzugeben. Sie können mehrere Belege anlegen, wenn Sie beispielsweise verschiedene Hotels während einer Dienstreise nutzen.

Im Übernachtungskosten-Beleg geben Sie das Rechnungsdatum sowie den Gesamtbetrag der Übernachtung mit Frühstück der Hotelrechnung ein. Dazu geben Sie bitte die gemäß Beleg erfolgte Anzahl Übernachtungen (ÜN) sowie die im Gesamtbetrag beinhalteten Anzahl Frühstücke hier mit an. Ist der Frühstücksbetrag ausgewiesen, tragen Sie diesen bitte bei Gesamtbetrag der Frühstückskosten ein. Wählen Sie Ja aus, wenn für diesen Beleg eine Arbeitgeberveranlassung vorliegt (wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist). Setzen Sie den Radiobutton, ob das Hotel von der reisenden Person oder der Dienststelle gebucht wurde. Werden die Übernachtungskosten bei Buchung durch die Dienststelle getragen (z. B. über Kreditkarte oder Buchung über eine Reisestelle), dann setzen Sie den Haken hinter von Dienststelle bezahlt. Fällt ein Mehrbetrag pro Übernachtung (Überschreitung der maximalen Übernachtungsgelderstattung ohne Unvermeidbarkeitsnachweis, derzeit 80,00 EUR) an, so müssen Sie eine Begründung für die Mehrkosten eingeben, um den Gesamtbetrag über 80,00 EUR hinaus ggf. erstattet zu bekommen.

Haben Sie Arbeitgeberveranlassung mit Nein markiert, bekommen Sie das Frühstück nicht erstattet. Dafür wird das Frühstück auch nicht vom Tagegeld abgezogen. Die maximal zu erstattenden Übernachtungskosten pro Tag betragen dann derzeit 80,00 EUR pro Übernachtung. Sie müssen eine Bemerkung angeben, warum Sie die Reise gebucht haben. In begründeten Fällen sind die erhöhten Übernachtungskosten zu berücksichtigen.

Erfassen Sie die erforderlichen Daten und sichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Speichern.

Sie gelangen nun wieder auf das Dialogfenster Belege mit der Belegübersicht. Legen Sie bei Bedarf weitere Belege mit Klick auf die Schaltfläche Neu an. Zum Bearbeiten oder Löschen markieren Sie den Datensatz in der ersten Spalte der Tabelle und klicken auf die entsprechende Schaltfläche. Um auf das Reiseformular zurückzukehren, drücken Sie die Schaltfläche Schließen .

Die Anzahl der nachgewiesenen Übernachtungen wird von PTravel nach der Eingabe der Eckdaten automatisch vorbelegt. Die Daten im Feld Anzahl nachgewiesener Übernachtungen können bei Bedarf überschrieben werden. Die Anzahl der nachgewiesenen Übernachtungen muss mit der Anzahl aller in den Übernachtungsbelegen eingetragenen Übernachtungen übereinstimmen. Haben Sie mehrere Übernachtungsbelege angelegt, werden sowohl die Gesamtkosten als auch die Gesamtanzahl der erhaltenen Frühstücke im Reiseformular angezeigt.

Fanden private Übernachtungen statt, tragen Sie Im Feld Anzahl die Zahl der privaten Übernachtungen ein.

Beachten Sie, dass die Summe aus nachgewiesenen Übernachtungen, privaten Übernachtungen und Nächten ohne Anspruch auf Übernachtungsgeld nicht höher sein kann als die höchste Anzahl der Nächte laut Eckdaten.

Im Bereich Private Übernachtungen ab dem 15. Tag (keine Erstattung) tragen Sie die privaten Übernachtungen ein, die bei einer Dienstreise ab dem 15. Tag angefallen sind. Bitte tragen Sie hier keine nachgewiesenen Übernachtungen ab dem 15. Tag ein.

Im Bereich Nächte ohne Übernachtungsgeld (§7 Abs. 2 BRKG) tragen Sie kostenfreie Übernachtungen und Mahlzeiten (durch Dritte erstattet) ein (Pflichtfeld bei Dienstreisen mit Übernachtung). Diese Informationen werden bei der Berechnung der Übernachtungskosten und des Tagegeldes berücksichtigt.

Übernachtungsgeld wird nicht gewährt

• für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln,

• bei Dienstreisen am oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthalts an diesem Ort,

• bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft von Amts wegen, auch wenn diese Unterkunft ohne triftigen Grund nicht genutzt wird,

• das nächtliche Dienstgeschäft, und

• in den Fällen, in denen das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten ist, es sei denn, dass eine Übernachtung aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abfahrt von diesem zusätzlich erforderlich wird.

Sind keine Nächte ohne Übernachtungsgeld angefallen, tragen Sie bitte im Pflichtfeld eine 0 ein.

Die Anzahl der im Preis enthaltenen Frühstücke ergibt sich über Ihre Eingaben im Beleg. Auch die Änderung dieser Angabe lässt sich nur über den Beleg steuern.

Die Entscheidung bzgl. Übernahme der Mehrkosten erfolgt über die jeweilige Begründung im Beleg. Die Entscheidung, ob die Begründung gerechtfertigt ist, entscheidet Ihre Dienststelle, sofern diese nicht selbst die Übernachtung gebucht hat. Sind die notwendigen Übernachtungskosten höher als die maximale Übernachtungsgelderstattung ohne Unvermeidbarkeitsnachweis, können diese bei Begründung auch erstattet werden, wenn die reisende Person die Übernachtung gebucht hat. Ohne Begründung sowie ohne Arbeitgeberveranlassung werden maximal (derzeit 80,00 EUR) erstattet.